656.net档案管理制度
关于印发656.net档案管理制度的通知
江教[2010]88号
 
集团所属各单位:
根据江汉局办[2010]21号《关于印发bwin必赢亚洲档案管理制度的通知》的文件精神,结合集团档案工作实际,修订集团档案管理制度并印发给你们,望各单位认真学习,遵照实行,也请各学校制定适合自身档案管理特点的各项制度。
 
 
              二○一○年十一月十八日
 
 
档案员岗位责任制
 
一、工作职责:
 
1、认真学习、实行《中华人民共和国档案法》、档案管理方针政策和管理制度,依法管档。
2、负责656.net范围内文书、会计、科研课题、基建、设备、教学、学籍、实物、声像等档案的管理工作。
3、负责监督、检查、引导各类档案归档工作,对交来的各类档案进行严格把关,做到完整齐全、准确。
4、负责接收、收集、整理、保管、提供利用、鉴定销毁等各分管范围内的档案,做到分类准确,编目精确、装订美观、查找迅速、准确。
5、负责编制各类档案的检索工具,搞好统计分析工作,严格实行档案利用开发制度和保密制度,搞好档案利用工作。
6、做好档案管理的编研工作,对656.net的大事记、文件汇编、史志等编研工作协作配合。
7、做好档案库房管理,搞好库房环境卫生和“九防”工作。
8、认真做好档案总结,制定和实施档案工作计划。
 
二、工作标准:
 
1、经常向领导和上级档案部门请示、汇报工作,争取必备的档案设施、设备。
2、主动收集,按归档规定进行验收,及时办理交接归档手续,归档率达到98%以上。
3、分类准确、编号编目符合规范。
4、库房整洁,排放有序,经常维护。
5、熟悉情况,调卷迅速、准确,主动热情地为查阅者服务,严格实行借阅制度。
6、定期鉴定,周密安排,严格实行鉴定销毁制度。
7、统计及时,项目齐全,数据准确,台帐清晰、按时汇总上报,准确率100%。
8、档案库房、设备符合防火、防盗、防光、防有害气体、防潮、防高温、防虫、防尘等要求,做到安全保密。档案完好率达100%。
 
档案立卷归档制度
 
一、656.net机关各科室形成的各类文件,应将正式文一式两份加底稿整理好后交档案室存档。各级领导及科室人员到局或局以上部门开会带回来的文件一律交文书部门按文书处理程序进行,并列入有关部门职责范围和人员的岗位责任制。
二、集团所属各单位、各部门在各项管理工作、教育教学和其它各项活动中形成的具有保存价值的历史记录(包括文件、图纸、资料数据、合同、凭证、报表、音像、教学成果、获奖名次、重大变革等)材料,必须按规定立卷、归档。
三、凡应归档的文件材料,必须由各单位专(兼)职档案资料员负责收集、整理并按归档要求移交综合档案室,为集团提供利用,涉密的由材料形成部门兼职档案员整理好后封存归档,任何个人不得长期存放应归档资料。
四、各单位要按照本部门档案的归档范围进行全面收集、系统整理、立卷组成保管单位,并做到齐全、准确、系统、规范,案卷质量达到标准要求,便于保管和利用。
五、各单位要把文件材料的形成、运转,积累、整理和归档工作,纳入教育教学、经营活动和各项管理工作的程序,纳入科研、基建和经营等各项活动的工作计划,纳入单位有关部门的职责范围和有关人员岗位责任制。
六、凡是工程竣工验收会、科研课题评审会、设备开箱验收会必须有档案部门人员参加,及时收集档案资料。
七、归档的文件材料要规范,字迹要工整,色素要耐久,禁止用铅笔、圆珠笔、彩笔、纯蓝、红色墨水书写,装订用线装。
八、归档的文件材料原则上是原件,在有原件的情况下不得以复印件代替,若是复印件必须经确认真实有效的,不得在归档文件材料上涂改、划扛、污损。
九、档案部门负责对本单位档案文件材料形成、积累、整理和立卷归档进行监督、检查和引导。
 
档案归档接收制度
 
一、按照各类档案归档范围和要求,认真做好本单位各种档案材料、资料的归档接收工作,对应归档文件材料认真收集、整理、立卷,立档单位负责人严格审查把关,确保档案完整、准确、案卷质量达到标准要求。
二、认真填写移交清单一式两份,交接双方核实后签字,加盖单位公章,一份交移交单位备存,一份交接收单位归档。
三、接收档案时,必须严格按各类档案归档规定的质量要求,进行检查验收,对不符合质量要求的案卷,应整改达到标准后,方可接收,以达到归档、接收的档案材料、资料齐全、准确、系统的目标。
四、各门类档案归档时间要求
(1)文书档案于第二年6月前移交归档;
(2)会计档案于形成后隔年3月以前移交归档;
(3)基建档案建设周期长(二年以上)的项目按阶段移交归档;建设周期短(二年以内)的项目在工程竣工验收后三个月内一次交接归档;
(4)学籍档案、学生档案于第二年3月以前移交上一学年度的资料;
(5)教学档案于第二年3月移交上一学年度的资料;
(6)科研课题档案一般在科研项目鉴定后马上归档。分阶段进行的,可分阶段归档;
(7)设备仪器档案在开箱验收后马上归档
(8)审计档案在审计项目终结处理完毕的次年一季度归档
(9)声像档案在洗印、录制完毕后马上归档。
(10)印章档案第二年3月前移交归档
(11)荣誉档案随时归档
五、归档、接收档案必须办理完备的交接手续,交接的档案逐卷(件)填写移交清册一式两份。经逐卷(件)清点无误后,双方当事人在清册上签名,交接双方单位盖章,各存一份备案。移交清册应存入全宗卷内。
六、对不能按规定要求完成归档接收任务或归档材料、资料不齐全的单位、部门及相关人员,应视情况在绩效考核中扣分。工程项目档案归档、接收应实行保证金制度管理。
 
档案整理编目制度
 
为科学系统地管理档案,便于档案的保管利用,根据有关规定制定本制度。
一、对接收的档案及时进行整理、编目、入库,不得长时间堆放,以便提供利用和有利于档案保护。
二、整理、编目工作要做到标准化、规范化,按照国家和bwin必赢亚洲档案管理的规定统一标准进行。
三、各门类档案整理时,按油田档案管理标准和《bwin必赢亚洲手机版学校档案业务建设方案》实行。文书、科技、会计及其它类别档案在整理、入库、排架工作中要及时编制目录、库藏索引,并按不同门类、不同载体和不同保管期限分类排列。
四、归档的文件材料,以卷、册、袋、盒为单位,编制页号、卷内目录、备考表、案卷封皮并加盖档案章。
五、各类档案都要有总目录、分类目录、专题目录、案卷目录,存放索引和其它能满足需要的检索工具。
六、认真做好整理工作中有关问题记录,并将其存入全宗卷内。
 
档案保管制度
 
一、基本要求
(一)档案库房要实行专人管理,无关人员未经许可不得进入库房。
(二)不准在档案库房内设置办公室和阅览室。
(三)档案库房要做到安全、整洁,库房内禁止存放杂物、食品等。
(四)档案库房技术管理要贯彻“以防为主、防治结合”的原则,切实做好湿度控制与调节及防火、防盗、防尘、防光、防潮、防高温、防有害气体、防鼠、防虫、防霉、磁带库防磁等“十一防”工作。
(五)档案一般应按照全宗—一级类目——年度从左到右、自上而下排列上架入柜,做到排列系统整齐。
(六)档案库房内要编制档案索引图或表,标明档案存放地点。档案柜架的排、节均应做出标记,显示档案类别、卷号等,以便于查找。
(七)档案出入库必须认真检查,并办理交接手续。提取档案要轻拿轻放,案卷归还后,要及时放回原处。
(八)档案管理人员要熟悉与本单位档案库房有关的供水、供电、供热系统情况,并经常检查是否完好。离开库房时,要注意关门落锁,关闭电源。
(九)档案库房管理人员应刻苦钻研档案保护技术,注意积累库房管理原始资料。库房温湿度记录和库房检查、整改情况、总结应归档保存。
二、温湿度控制
(一)档案库房(含胶片库、磁带库)的温度应控制在14-24℃,有设备的库房日变化幅度不超过±2℃;相对湿度应控制在40-60%,有设备的库房日变化幅度不超过±5%。
(二)各库房应科学地安顿温湿度记录仪表,胶片库、带库必须配备空调设备和去湿机,存放永久、长期保管期限档案的库房也要配备交调机和去湿机。
(三)无空调设备的档案库应根据库内外温湿度判别采取适当时间开窗通风调节温湿度。
(四)冬季取暖期间应根据具体情况采用加湿器或在暖气片上放置水槽的方法加湿。
(五)库房内外温湿度应在每日上午上班后和下午下班前各记录一次,每年进行一次综合分析。
(六)空调、去湿、增湿设备要定期检修、保养,温湿度仪表要定期进行校验。
(七)新库房竣工,应经6-12个月干燥方可将档案入库。
三、有害生物防治与除尘
(一)档案柜门要随时关闭,使用档案架的库房门口要安装防鼠板。
(二)档案柜内要放置防虫、防霉药品。
(三)定期检查档案,发现虫、霉、鼠害要及时处理。
(四)档案库内应配备吸尘器,门窗要加密封条,防止灰尘进入库内。
(五)经常开启的档案库房窗户要加纱窗。
四、防火与防盗
(一)库房内与库区必须配备适合档案用的足量的消防器材,并实行专人负责,挂牌管理。对消防器材要定期检查更换。
(二)安全使用电器设备,空调电源线路应尽量在库外敷设,其他电源线应布成暗线,并经常进行检查。空调设备开动时要有专人值班。
(三)库房内严禁吸烟、严禁明火装置,库区严禁使用电炉及存放易燃易爆物品。
(四)库房应安装防盗门窗,独立的档案楼应安排人员24小时值班。
(五)火警与防盗报警装置要定期检修。
五、照明管理
(一)库房应用白炽灯作为人工照明光源,不准采用荧火灯具。
(二)库房外窗应设防光窗帘,防止阳光直射库内。
六、档案柜架排列
(一)档案柜架应垂直于有窗户的墙面摆放,便于库房通风。
(二)档案柜架排列各部分尺寸一般应遵循下列规定:
主通道净宽不小于1米。
两行装具间净宽不小于0.8米。
装具端部与墙之间走道净宽不小于0.6米。
装具背面与墙的间隔不小于0.08米。
(三)库内档案柜架要按照从左到右,从上到下的原则统一编号。
七、档案保管状况检查
(一)库房管理人员应经常对库藏档案进行检查,发现问题及时报告,并采取措施予以处理。
(二)库房管理人员调动时,必须对照目录按册清点,办理档案交接手续。
 
档案鉴定销毁制度
 
一、在档案整理归档过程中,档案整理人员应依照归档范围,对文件材料、资料进行鉴定,确保档案资料的准确、齐全、完整,防止将不归档文件材料归入案卷。
二、根据上级及油田有关规定划定档案的保管期限,保管期限分永久、30年、10年三种。保管期限划分时界于两保管期限之间的其保存期限一律从长。
三、各类档案的鉴定工作,由档案鉴定小组负责。档案鉴定小组由档案形成单位档案工作主管领导、专业主管部门负责人、业务专家及档案工作人员组成。
四、采取直接鉴定法对超过保管期限的档案进行鉴定。首先由档案室列出被鉴定档案清单,提出档案的存毁意见,再会同有关业务部门拿出处理意见后,报鉴定小组鉴定。鉴定后写出鉴定报告和鉴定销毁清单,并在案卷备考表或案卷目录中注明。
五、销毁档案必须严格掌握、慎重从事。对经过鉴定准备销毁的档案,要编制销毁清册(一式三份),由鉴定小组负责人签字盖章,送上级机关审批。
六、销毁档案的档号作为空号处理,不再用于其他案卷。
七、销毁档案要在指定地点进行,由业务、档案、保卫部门三人以上参加监销,档案部门实行销毁任务。销毁完毕监销人和销毁人共同在销毁清册上签字。档案销毁清册作永久卷保存。
 
档案统计制度
 
一、认真做好统计工作,为综合分析和科学研究提供可靠依据。
二、统计单位
(一)一般纸质档案按“卷”统计,未装订按件装盒的,一盒赋予一个卷号按一卷统计。
(二)照片档案按“张”统计。照片粘贴在案卷中的不另行统计。
(三)底图按“自然张”统计,包括硬底图、透明纸底图、聚乙脂薄膜底图、胶片底图等。
(四)计算机磁带、录音带、录像带、光盘、软盘等按“盘”统计。
(五)锦旗、奖杯、奖牌、奖章、印章等按“件”统计。
(六)室存资料按“卷”或“册”统计,合订的报纸、期刊每合订本按一册统计。
(七)档案排架长度指档案叠放排列的厚度总和,按“米”统计。
三、档案管理各项统计数据以原始记录为准,数据积累做到及时、准确。
(一)建立各类档案资料统计台帐,当档案资料收进、移出或销毁时,均要随时详细、准确地登记变化情况。
(二)建立档案资料借阅登记本,详细登记每次借阅情况。一个利用者查档时间在一天以内登记一次;一个利用者连续若干天查档,一天登记一次;一个利用者将档案借走若干天,按一人次计算。复制档案资料按原件页数登记。档案利用情况一月汇总一次,填在借阅登记本第一页汇总表中。
(三)建立档案事业基础设施统计台帐,详细记录档案装具、办公机具、技术装备、馆(室)面积增减情况和现存总量。
(四)建立档案工作人员情况登记表,详细登记档案工作人员基本情况、岗位变更情况、人员变动情况等。
四、认真填报国家档案局统计局制发的《档案室基本情况年报》,数据要准确可靠,填表人、部门审核人、分管档案领导签名、单位盖章,于每年一月十日前上报油田档案馆。
五、定期和不定期对各项统计数据进行综合分析,找出规律性的问题,提供领导作为研究和解决问题的依据。
 
档案开发利用制度
 
一、档案利用(指查阅、借阅、复制、抄录档案信息内容的行为)应严格遵守国家保密法、湖北省商业秘密、常识产权保护的有关规定,不损害国家、油田、集团和个人利益。
二、本机关利用本单位归档档案可直接到档案室调阅,查阅非本单位的重要档案,需经归档单位领导同意或授权;外单位或个人应带上本单位先容信或身份证,先容信要注明利用者姓名、用途、利用范围、是否复制等,经主管领导或部门以及档案部门领导批准后方可利用。
三、利用档案必须履行审批手续,审批责任部门在审批意见中应注明批准利用范围、是否同意复制、借出及借阅天数等。
四、档案利用审批权限
(一)利用党群工作、行政管理、经营管理和生产技术管理档案,由档案形成或归档部门(以下简称档案形成部门)负责人或党、政办公室负责人审批。
(二)利用教学科研成果、设备仪器、基本建设等科技档案分别由档案形成或归档单位(以下简称档案形成单位)科技、设备等对口业务部门负责人或单位主管领导审批。
(三)利用会计档案,由档案形成单位财务部门负责人或总会计师审批。
(四)利用审计档案,由档案形成单位审计部门负责人审批。
(五)利用合同档案,由档案形成单位合同管理部门负责人审批。
(六)利用印章档案、荣誉档案由档案形成单位负责人审批;党、政会议记录档案,由党、政办公室负责人请示集团党、政主要领导审批
(七)利用声像档案,由档案形成单位宣传部门、编辑部或党、政办公室负责人审批。
(八)利用职工档案,由职工所在单位组织或劳资部门审批。
(九)利用涉密档案,由档案形成单位对口业务主管领导批准。
(十)利用撤消单位形成的档案,由档案保管部门负责人或单位主管领导审批。
(十一)法院、检察院、公安机关利用集团档案,由档案形成单位法律事务或纪检监察部门主管领导审批。
(十二)税务、工商等行政机关利用集团档案,由档案形成单位法律事务部门或档案形成单位主管领导审批。
五、非涉密档案可通过档案信息管理系统或企业办公自动化系统进行网上审批,依托网络技术,开展档案信息的网上利用服务。
六、提供利用档案,应以电子档案(副本)或复制件代替原件(正本)。档案复制件载有档案部门负责人签名或档案部门印章标记的,具有与档案原件同等的效力。
七、利用涉密档案,一般应在保密阅览室进行。不得擅自扩大利用范围,涉密档案不得复印和外借。
八、借阅一般档案限七天内归还,因工作需要不能按时归还的,应到档案部门办理续借手续;严禁将借出的档案转借他人;严禁代他人借阅档案;必要时借阅档案可收取押金。
九、提供档案原件服务时,档案管理人员要将提供的档案材料逐件、逐页向利用人交接清楚,并由利用人在档案利用登记本上签字。利用者归还档案时,档案管理人员应逐件、逐页清点,检查无误后,在利用登记本上注销并签名。
十、未经批准,利用者禁止擅自向社会公开集团档案内容。
十一、利用人要爱护档案,禁止在档案上勾划、涂改,禁止折页、裁剪和擅自拆卷,要保证档案材料的清洁、完整与安全。
十二、利用档案,应认真填写“档案利用登记表”。如有明显经济效益和社会效果的,应主动提供档案利用效果,如实填写“档案利用效果登记表”。
十三、档案管理部门可按国家有关规定向利用者收取档案复制工本费、档案保护费、档案证明费。
十四、集团档案信息开发工作主要是对教学、教研和经营建设、党政管理等的档案信息开发,重点服务于集团教育、教学、经营管理,党政管理,提高教学质量,增加社会和经济效益。
十五、档案信息开发利用采取在本单位内部实行开架阅览,编制、交流档案目录,积极开展对档案进行第二次加工整理,配合、协助汇编专题资料、编制科教成果、基建工程概况、教育发展史、大事记等。
 
档案保密制度
 
一、认真贯彻实行《保密法》、《档案法》中有关档案保密的法律规定,做好档案保密工作。
二、严格遵守《保密细则》做到不该知道的事不问;不该说的机密不说;不该看的材料不看。
三、整理档案应在档案室内进行。档案人员不得将档案带出档案室,以防失密或丢失。
四、保密性档案资料要由专人整理,专人专柜保管。
五、严格实行档案借阅制度,不任意扩大借阅范围,对需要出据档案证明的,要认真核对摘抄内容。
六、查阅保密性档案资料应安排在专用的阅览室,并由档案管理人员监护,查阅人不得翻阅与查档无关的其他内容。
七、保密性档案资料需借出或复制、摘抄时需经档案形成单位主管领导批准。
八、不许在档案阅览室、整理室接待亲友。
九、销毁档案资料应严格实行档案销毁制度,防止丢失或失密。
十、发现档案丢失或损坏时,要及时报告。
 
档案补充、修改制度
 
一、修改已归档的图纸(文字部分不得修改)、必须有设计部门的修改补充通知单,经技术负责人批准。
二、档案补充修改工作,一般应由原制编辑承担,非制编辑修改补充时,需经原制编辑签名,若原制编辑调离,由单位负责人签名。
三、档案补充、修改内容涉及多专业,多单位的,应由补充、修改内容多的单位主持会同有关单位和人员协同修改,并会签。
四、按照修改的范围进行图纸修改后,底图和重描人签字,修改的通知单与修改的档案一同归档。
五、档案修改后要有修改标记,修改人、校对人、审核人、和重描人签字、修改的通知单与修改的档案一同归档。
六、档案修改补充内容少的可直接在原稿上修改,并采用划改、刮改的办法处理,严禁涂改。采用与原件颜色相近似的档案墨水书写或铅字加盖,修改处要加盖“修改核定”章。
七、原图修改补充内容较多时应另绘新图纸代替,原图纸作废,新图纸列入原图纸的目录,并注明所代替的原图图号。
八、整个保管单位内图纸作废,由新图纸代替旧图纸重新编制保管单位,并注明保管单位编号,同时注销作废图纸的原编帐、卡。
九、经补充、修改的档案,交回档案室时,档案管理人员应进行严格审查,并作好检查记录。各种补充、修改记录应存入全宗卷内备查。
十、档案室领导负责人对档案的补充、修改进行检查、引导。发现问题及时处理。
 
档案安全防火制度
 
一、严禁在库房内吸烟。
二、严禁用明火取暖。
三、严禁存入其它易燃易爆物品。
四、销毁已通过鉴定的档案时,应在离楼15以外的地方焚烧,并有人看守,待烧尽后人方才离开现场。
五、定期检查更换、检修消防器材,保证其有效使用。
六、消防器材应放在干燥通风、阴凉处,按规定高度挂放,便于拿取。
七、定期对线路、开关、插座、灯具、档案电器设备等进行检查。对裸露线头、破损开关和插座、不符合防火安全要求和乱拉乱接的电源线路进行整改或拆除。
八、电器设备的使用必须严格按照操作规程实行,做到先插好电源,后打开开关,做到平稳操作,电线不允许超负荷运行。
九、档案管理人员有权制止一切不安全现象。
十、档案管理人员离开岗位时应随时关好门、窗,切断电源。
  
声像与实物档案管理制度
 
     一、声像与实物档案的管理必须符合国空《照片档案管理规范》及其它相关专业要求的规定。
二、声像与实物档案库房必须是符合要求的标准库房。
三、声像与实物档案材料实行谁形成谁立卷的原则,组成保管单位后经部门负责人审查后交档案部门。
四、声像与实物材料必须完整、齐全、系统、准确、清晰、不失真,录音录像带应为原底版成品带(正品),原装磁带(盒)同时归档,照片以黑白片为主,并与底片相符。
五、照片和底片应为分别编号存放,照片和说明统一整理存放。
六、底片间要加保护纸、防止磨擦粘连,大底片应在药膜面垫柔软的中性纸,在卷筒芯页上,外面用衬纸包装并标明底片编号。
七、声像与实物档案要有适宜的库房、库内温、湿度应控制在下表范围内:
载体
温度℃
湿度%
限差
     
13-15
35-45
温差±3℃
     
21
40-60
温差±3℃
     
14-24
40-60
湿差±5%
纸质证书等
14-24
40-60
 
八、归档要严格检查,并进行技术处理达到七无标准;无附着杂质、无机械变形、破损,磨损、溶融色变,无霉菌灰尘、缝隙,无磁粉脱落,无视、听音形失真。
九、归档的声像与实物档案使用专用装具单独存放。
十、归档的声像档案与实物档案、实行专人管理,未经鉴定和批准,任何人不得抽出、涂改、复制、消磁。
十一、声像档案与实物档案配置视、听装置,逐步采用现代管理技术,保证科学管理,有效服务。
 
档案工作的法律责任
和经济奖惩制度
 
一、对积极支撑做好档案工作,经常研究解决档案管理工作中存在的问题,效益较高成绩突出的单位领导,酌情给予表扬和物资奖励。
二、完成或超额完成全年归档任务,归档文件材料齐全、准确,案卷质量较好的单位和个人,给予适当奖励。
三、对工作认真负责,事业心强、成绩突出的档案工编辑给予表扬或物资奖励。
四、在档案保护、管理现代化科学技术研究中,有重大发明创造获得明显经济效益的成果,给予重奖。
五、对安全保护档案、防止和挽救重大事故有功、使档案免受损失者,酌情给予精神鼓励、提职晋级并授予光荣特号。
六、同破坏、盗窃、抢劫档案的坏人、坏事进行英勇斗争,事迹突出者适当给予奖励、提职晋级并授予光荣称号。
七、凡违反《档案法》第二十四、二十五条其中之一规定的应给予行政处分或追究刑事责任。
 
 
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