中小学校基础资料管理现状分析及改进建议

 

中小学校基础资料管理现状分析及改进建议

 

  中小学校基础资料是中小学校工作的真实记录,它反映了中小学校在各个不同时期的工作和活动情况。因此,充分认识做好中小学校基础资料工作的重要作用,研究当前中小学校基础资料工作普遍存在的问题,制定做好中小学校基础资料工作的对策,是一个十分值得重视的问题。

  一、中小学校基础资料管理现状分析。

  参加了2011年的教育督导,察看了9所中学、7所小学的资料,访谈了145名师生,对中小学的基础资料管理分析如下:

  1、思想认识的缺失。

  基础资料意识淡薄。长期以来,上至学校领导下至一线教师,“重教学、轻基础资料”的意识还相当程度的存在,认识不到基础资料工作在中小学校建设中的重要性和必要性,对基础资料建设管理重视程度不够,基础资料归案意识不强,基础资料信息资源开发不足。导致为了应对上级的检查,只得采取编资料、下载资料、挪用往年资料等方法,使每年的资料都不完整、不真实,丧失史料和使用价值。

  2、机构及队伍的空缺。

  教育行政管理部门已成立了档案室,但由于人力、财力、物力、精力等诸多因素,对于所属学校的基础资料工作,没有列入本级行政管理的工作范畴,也没有列入目标管理的范围,更没有成立相关的组织,因而要求不严、督促不力、培训引导不多。

  3、管理能力有限。

  由于专业人员的缺员,业务常识的缺乏,在管理方面存在明显不足。一是学校各处、室按照习惯做法,只负责把处、室自认为有用的材料加以收集整理,自行保管,没有逐学期、逐学年集中上交学校资料室;二是为了应付一年一度的教育督导,集中人力整理,有时根据需要,在找不到资料的情况下编造、下载一些资料应付检查;三是没有健全的基础资料管理制度,更缺少必要的监督机制;四是基础资料的错归错放、随意归档、缺失散失现象相当严重。

  4、后勤保障乏力。

  部分学校有图书室,没有基础资料室;有图书资料橱柜,没有基础资料装具、有图书资料库房,没有基础资料管理库房。近两年,由于督导和创建规范化学校,有些学校加强了这方面的工作,但还是很不够,显得很薄弱。

  二、加强中小学校基础资料管理的管窥之见。

  1、增强基础资料管理意识,健全各项制度。增强全员基础资料意识是搞好基础资料工作的重要保证。首先,中小学校领导要经常向全体教职工宣传基础资料整理归档的重要性,通过举办基础资料整理归档讲座、开展基础资料常识竞赛来提高教职工的基础资料意识。其次,制定明确的岗位目标责任制,从而使各部门重视基础资料的收集、整理、归档。第三,建立基础资料的收集、保管、立卷、归档和借阅制度,使基础资料进、出(室)及时,真正实现资源共享。第四,各部门要积极参与和配合,及时收集有关资料,使基础资料的完整性、准确性得到保证。

  2、配备专业人员,开展基础资料管理业务学习,组织专业培训。基础资料工作是一项积累性工作,这首先需要基础资料工编辑在日常工作中注重中小学校各类材料的收集和整理。基础资料工编辑要加强宣传,密切保持与学校各科室、部门的联系,全方位收集中小学校本身产生的基础资料,同时,以省编基础资料目录为依据,努力拓宽基础资料收集范围,挖掘基础资料资源,使室藏基础资料内容丰富充实起来。二是制定符合中小学校基础资料特点的管理标准,包括归档范围、立卷程序、保管期限及密级规定;三是将基础资料信息及时提供给中小学校领导、各教研组和社会有关部门,使他们亲身体验到基础资料信息的价值,促使他们更积极主动地配合基础资料部门做好建档工作。

  3、合理运用现代科学技术,逐步实现计算机管理。随着社会科技的进步,基础资料管理的现代化、信息化已是新时期基础资料事业发展的重要方向。现代化管理主要体现在两个方面:一方面是利用现代化高科技手段提高基础资料工作效率,克服以往基础资料工作的手工操作的落后性,不断地添置现代化的设备。另一方面是利用现代化管理手段,推进文档一体化的管理,克服中小学校各部门之间归档材料衔接不紧、重复劳动等问题,使中小学校基础资料室不仅是保管部门,更是一个信息供应中心。

  4、站在学校学问建设的高度,提升基础资料管理水平。中小学校基础资料是展示中小学校自身形象和价值观建设成果的重要载体,因此中小学校基础资料工作要站在广阔的社会学问背景之下,努力体现多姿多彩的生命魅力和独具个性的学问氛围,最大范围反映中小学校的学问风貌。为更好的满足学校学问建设的需要,使基础资料室的基础资料信息资源能够通过多种渠道与方式开发和传递给利用者,从而实现基础资料信息的活化和共享,基础资料工编辑要争取学校领导的支撑,进一步完善学校基础资料室的功能建设,努力与德育的各类活动相结合,把基础资料室建设成集宣传、教育、信息服务和学术交流于一体的学问机构,成为学校学问建设的重要方面。

  5、大力开发和利用基础资料资源。学校要在重视基础资料工作的前提下,大力开发和利用基础资料资源,并以利用为目的,以服务各项工作为宗旨,丰富室藏。一是学校要尽快尽早成立基础资料管理机构,确保基础资料工作人员相对固定。二是提供物质经费保障,尽快尽早开展工作,组织力量把以往没有收集的资料收集起来,整理分类、立卷归档、妥善保管。三是尽快尽早建立制度、作好规划计划,使基础资料工作成为学校工作中不可缺少的一部分。四是基础资料工作人员按指标体系做好教育督导基础资料的收集和日常积累,不断增加基础资料门类,如文书基础资料、教育教学基础资料、学籍基础资料、会计基础资料、设备基础资料、教研基础资料、基建基础资料;不断收集不同载体的基础资料,如纸质基础资料、照片基础资料、声像基础资料、电子基础资料等。五是按规范化标准管理基础资料,编制各种检索工具,方便利用和服务,积极开展编研工作,发挥基础资料的最佳效能。

版权所有:bwin必赢亚洲手机版   备案号:鄂ICP备05011306号   技术支撑:bwin必赢亚洲手机版信息中心
办公地址:湖北省潜江市广华安康路2号 电话:0728-6505174
XML 地图 | Sitemap 地图